特別通知

此職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的。
通過(guò)聯(lián)合國(guó)總部，非洲經(jīng)委會(huì)，西亞經(jīng)社會(huì)，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達(dá)問(wèn)題國(guó)際法庭，前南問(wèn)題國(guó)際法庭或全球一般事務(wù)人員考試（GGST）的英文或法文行政評(píng)估支助考試（ASAT）是總干事征聘考慮的先決條件聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處的服務(wù)類(lèi)別。
- 工作人員應(yīng)受秘書(shū)長(zhǎng)的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于會(huì)議管理部（DCM）中央規(guī)劃和協(xié)調(diào)處（CPCS）會(huì)議管理科會(huì)議協(xié)調(diào)和規(guī)劃部。

責(zé)任

在會(huì)議協(xié)調(diào)與規(guī)劃處處長(zhǎng)的監(jiān)督下，任職人員：
準(zhǔn)備臨時(shí)兩年期日內(nèi)瓦辦事處提供的會(huì)議列入聯(lián)合國(guó)正式會(huì)議日歷。驗(yàn)證和分析立法機(jī)關(guān)和核準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的應(yīng)享權(quán)利。使用gMeets系統(tǒng)生成有關(guān)會(huì)議日歷的相關(guān)報(bào)告。根據(jù)需要更新兩年度會(huì)議日歷，并分析每次會(huì)議的具體需求和參數(shù)以及客戶(hù)的要求。將日歷草案?jìng)魉偷経NHQ的MMS，并回復(fù)查詢(xún)和請(qǐng)求信息。監(jiān)督所有日歷會(huì)議和會(huì)議的立法授權(quán)和授權(quán)，包括人權(quán)理事會(huì)設(shè)立的會(huì)議和會(huì)議。更新人權(quán)理事會(huì)立法授權(quán)的存儲(chǔ)庫(kù)，并反映了gMeets機(jī)構(gòu)檔案的變化。 Exami不要求從日內(nèi)瓦辦事處的客戶(hù)舉行非日歷和預(yù)算外會(huì)議。與有關(guān)服務(wù)協(xié)商確定客戶(hù)要求召開(kāi)會(huì)議的可行性。準(zhǔn)備和更新會(huì)議的每月工作量，并將有關(guān)服務(wù)通知任何變化，包括文件管理科。準(zhǔn)備由DCM提供的所有會(huì)議的年度預(yù)測(cè)，并將其傳播給涉及的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)先規(guī)劃。作為緊急事項(xiàng)的計(jì)劃和協(xié)調(diào)，所有在每月工作計(jì)劃中未安排的特別會(huì)議，并分配會(huì)議設(shè)施和會(huì)議室。將MMS管理的辦公空間分配給不在萬(wàn)國(guó)宮的客戶(hù)。根據(jù)需要準(zhǔn)備和更新gMeets系統(tǒng)中會(huì)議室和辦公室會(huì)議日程安排。確保提前進(jìn)行所有初步后勤安排。監(jiān)控所有必需的服務(wù)和人員是否按照時(shí)間表提供。驗(yàn)證和更新gMeets系統(tǒng)中的所有信息。根據(jù)需要批準(zhǔn)gMeets中的所有信息，并將其傳輸?shù)街苯酉嚓P(guān)的服務(wù)?；貞?yīng)來(lái)自代表團(tuán)，常駐代表團(tuán)，秘書(shū)處和其他客戶(hù)的會(huì)議服務(wù)查詢(xún)。向日內(nèi)瓦辦事處提供編制日常方案所需的信息，并根據(jù)需要提供在會(huì)議室和辦公室安裝必要設(shè)備/家具的說(shuō)明。促進(jìn)客戶(hù)之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)系，以及所涉及的所有日內(nèi)瓦辦事處服務(wù)。維護(hù)辦公室請(qǐng)求和取消的文件。向DCM執(zhí)行辦公室，提供預(yù)算外客戶(hù)使用房間和辦公室的詳細(xì)信息以進(jìn)行計(jì)費(fèi)。向該股股長(zhǎng)提供可能的解決方案，以解決與提高該科提供的服務(wù)的效率和質(zhì)量有關(guān)的問(wèn)題。監(jiān)督e單位支助人員，包括分配和審查工作任務(wù)以及初級(jí)工作人員的培訓(xùn)。完成其績(jī)效評(píng)估作為第一報(bào)告干事。對(duì)客戶(hù)的通信草案。根據(jù)要求生成和提供會(huì)議服務(wù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告。根據(jù)需要履行其他職責(zé)。 123

能力

專(zhuān)業(yè)知識(shí)：了解本組織的會(huì)議政策，程序和做法。能夠研究，選擇，組織和總結(jié)準(zhǔn)備會(huì)議所需的信息。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專(zhuān)業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問(wèn)題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過(guò)確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來(lái)實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。計(jì)劃與;組織：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動(dòng)和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級(jí);為完成工作分配適量的時(shí)間和資源;預(yù)見(jiàn)到風(fēng)險(xiǎn)，并允許在規(guī)劃時(shí)發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計(jì)劃和行動(dòng);有效利用時(shí)間?？蛻?hù)方面：認(rèn)為所有提供服務(wù)的人都是“客戶(hù)”，并尋求從客戶(hù)的角度來(lái)看事物;通過(guò)獲得信任和尊重，與客戶(hù)建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶(hù)的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶(hù)環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問(wèn)題;讓客戶(hù)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況S;滿(mǎn)足向客戶(hù)提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。管理績(jī)效：代表適當(dāng)?shù)呢?zé)任，問(wèn)責(zé)制和決策權(quán)力;確保每個(gè)工作人員的角色，責(zé)任和報(bào)告行明確;準(zhǔn)確判斷完成任務(wù)所需的時(shí)間和資源量，并將任務(wù)與技能相匹配;根據(jù)里程碑和期限監(jiān)測(cè)進(jìn)展情況;定期討論業(yè)績(jī)，并向員工提供反饋和指導(dǎo);鼓勵(lì)冒險(xiǎn)，支持創(chuàng)造力和主動(dòng)性;積極支持員工的發(fā)展和職業(yè)愿望;公平評(píng)估績(jī)效。

教育

完成中學(xué)或同等商業(yè)學(xué)校。

工作經(jīng)驗(yàn)

至少有十（10）年的會(huì)議策劃和維修經(jīng)驗(yàn)，其中至少5位在美國(guó)國(guó)家。 gMeets系統(tǒng)和聯(lián)合國(guó)會(huì)議日歷的經(jīng)驗(yàn)將是一項(xiàng)資產(chǎn)。

語(yǔ)言

英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處的工作語(yǔ)言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的英語(yǔ)和法語(yǔ)。了解聯(lián)合國(guó)另一種官方語(yǔ)言將是一項(xiàng)資產(chǎn)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人的評(píng)估可能包括評(píng)估活動(dòng)，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。