特別通知

此職位的招聘是在當地進行的?？偛?，非洲經委會，西亞經社會，日內瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達問題國際法庭，前南問題國際法庭或全球綜合大會通過聯合國行政評估支助考試（ASAT）英文或法文服務測試（GGST）是聯合國秘書處一般事務人員職類的征聘考慮的先決條件。

工作人員受秘書長的授權，由他或她轉讓。在這方面，所有工作人員都應按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

組織設置和報告

該職位位于聯合國日內瓦辦事處會議管理司制作和支助處分配科。

責任

在單位負責人的直接監(jiān)督下，任職者： - 計劃，組織和協調文件分發(fā)給會議/會議，常駐代表團，秘書處和其他客戶。

- 組織和計劃存儲會議，研討會，研討會和個人客戶的二次請求文件。

- 協助定期檢討股票;咨詢和檢索官方文件系統(tǒng)（ODS）的文件，以便在線文件分發(fā);向客戶提供關于官方文件的常規(guī)查詢的幫助和建議。

- 按照預定的規(guī)格準備和排序出版物和文件的包裹和包裹;按照文件管理科（DMS）的指示，將批量的文件和出版物發(fā)貨到不同的目的地。

- 收到文件來自印刷部門并遵循DMS指令;尊重由DMS設定的所有正式語言，期限和官方封鎖的同時分發(fā)。

- 根據DMS批準的實務辦公室的要求，為每次會議準備文件。

- 與DMS和實務辦公室協調文件分發(fā);與常駐代表團和非政府組織協調文件需求。

- 由服務主任指定時進行正式訪問;根據實體的需要，按照主管要求執(zhí)行單位間（柜臺/車間）和/或服務間職能。

能力

專業(yè)技術 - 了解聯合國文件，了解相關政策，準則，規(guī)則和文件分發(fā)規(guī)定。

- 為了適應不斷變化的程序和操作方式，必須具有靈活性，以滿足嚴格的文件分發(fā)期限。

- 能夠使用具有DRITS和/或gDOC等文檔管理工具經驗的電腦。

- 顯示工作和成就感到自豪。

- 展示專業(yè)能力和掌握文件。

- 認真履行承諾，追究期限，取得成果。

- 是由專業(yè)而不是個人關注的動機。

- 面對困難的問題或挑戰(zhàn)時，表現出持續(xù)性。

- 在緊張的情況下保持冷靜。

- 承諾通過確保男女平等參與和充分參與工作的各個方面來實現兩性平等的目標。

TEAMWORK

- 與同事一起工作實現組織目標。

- 通過真正重視他人的想法和專長來征求意見;愿意從別人那里學習。

- 將個人議程列入個人議程之前。

- 根據最終小組決定的支持和行為，即使這些決定可能不完全反映自己的立場。

- 團隊成就獲得信譽，并承擔團隊缺陷的共同責任。

客戶定位

- 將所有提供服務的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事情。

- 通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維持生產性合作伙伴關系。

- 識別客戶的需求，并將其與適當的解決方案相匹配。

- 監(jiān)測客戶環(huán)境內外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預測問題。

- 向客戶通知項目中的進度或挫折。

- 滿足向客戶提供產品或服務的時間表。

規(guī)劃與組織

- 制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標。

- 確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據需要調整優(yōu)先級。

- 為完成工作分配適量的時間和資源。

- 預見到風險并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故。

- 根據需要監(jiān)控和調整計劃和行動。

- 有效使用時間。

教育

完成中學或同等商業(yè)學校。

工作經驗

在文件領域至少有五年的經驗，其中最好是三年在聯合國。

語言

英文和法文是聯合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語或法語和對另一方的了解。了解第三種聯合國語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估工作，其后將進行基于能力的面試。