特別通知

工作人員受秘書長(zhǎng)的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

根據(jù)“聯(lián)合國(guó)工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，這一職位須接受當(dāng)?shù)卣衅浮Ｒ话闶聞?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國(guó)家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國(guó)籍及其在該國(guó)的時(shí)間長(zhǎng)短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國(guó)際招聘的津貼或福利資格。通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國(guó)秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考慮的先決條件。申請(qǐng)人在申請(qǐng)時(shí)尚未通過GGST的申請(qǐng)人可以在提交申請(qǐng)后被邀請(qǐng)參加考試。在聯(lián)合國(guó)總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，西亞經(jīng)濟(jì)社會(huì)委員會(huì)，聯(lián)合國(guó)日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國(guó)維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國(guó)際刑事法庭或國(guó)際刑事法庭通過了英文行政支助評(píng)估測(cè)試前南斯拉夫可能被接納代替GGST。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于中央支持服務(wù)辦公室檔案和記錄管理科的檔案和記錄中心。任職者將直接向檔案館記錄中心報(bào)告。

責(zé)任

在授權(quán)下，信息管理助理將被呼叫無法滿足以下職責(zé)：

歸檔和記錄管理

- 為部門人員提供標(biāo)準(zhǔn)和ARMS特定的應(yīng)用程序支持和應(yīng)用程序故障排除。

- 與秘書處辦公室的標(biāo)準(zhǔn)電子記錄保存系統(tǒng)相關(guān)的最終用戶培訓(xùn)。

- 編輯部分網(wǎng)頁，確保HTML布局正確。

- 電子記錄保存系統(tǒng)中的記錄部分的輸入和輸出記錄。

- 通過創(chuàng)建新文件夾，應(yīng)用處置說明和跟蹤文件循環(huán)，維護(hù)科的紙質(zhì)和電子中央文件系統(tǒng)。

- 參加秘書處辦公室的記錄管理項(xiàng)目，匯編記錄并創(chuàng)建電子文件清單，準(zhǔn)備記錄傳輸，并安排從辦公室到非現(xiàn)有存儲(chǔ)的運(yùn)輸。

- 有關(guān)參與部分記錄相關(guān)項(xiàng)目的參與，處置，描述和數(shù)據(jù)庫更新活動(dòng)。

- 履行關(guān)于維護(hù)分類數(shù)據(jù)庫的加入，處理和位置要素的交換所功能。

- 通過與記錄來源辦公室聯(lián)系轉(zhuǎn)移程序和文件來支持處理操作;并分析保留時(shí)間表和先例以支持處置決定。

- 創(chuàng)建和維護(hù)手工加入記錄，并向其他科員提供信息，以支持參考和檔案安排和描述活動(dòng)。

- 監(jiān)督內(nèi)部記錄檢索，貸款，復(fù)印和員工清關(guān)業(yè)務(wù)。

- 支持外部參考服務(wù)，起草常規(guī)的查詢回復(fù)，包括記錄復(fù)制傳送，以供單位總監(jiān)批準(zhǔn)。

- 參加維護(hù)Section的參考數(shù)據(jù)庫。

文件

在文件和出版物的準(zhǔn)備，復(fù)制和分發(fā)方面，提供文件處理服務(wù)。

- 將各種場(chǎng)地的文件，參考資料，文具和必要的設(shè)備運(yùn)送到后續(xù)行動(dòng)。

- 根據(jù)需要提供文件傳遞服務(wù)。

一般

- 根據(jù)更多資深員工的要求進(jìn)行研究。

- 為信息服務(wù)用戶提供相關(guān)的技術(shù)支持。

- 為單位和科長(zhǎng)提供行政支持，承擔(dān)分配的其他職責(zé)。

能力

專業(yè)精神：電子記錄保存知識(shí)和相關(guān)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)。能夠進(jìn)行自主研究，系統(tǒng)地保存記錄，并以最快的速度和準(zhǔn)確性檢索必要的材料。能夠識(shí)別和評(píng)估問題，并開發(fā)相關(guān)記錄的準(zhǔn)確檢索工具。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

溝通：清晰有效地說出和寫出;聽其他人，正確地解讀他人的信息，并做出適當(dāng)?shù)捻憫?yīng);問問題澄清，展現(xiàn)雙向溝通的興趣; tailors語言，音調(diào)，風(fēng)格和格式來匹配觀眾;展示分享信息的開放性，并讓人們了解情況。

客戶定位：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶端”并尋求從客戶的角度看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

需要五年的檔案，電子檔案管理或相關(guān)領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)。信息系統(tǒng)管理，數(shù)據(jù)庫管理和VM服務(wù)器維護(hù)方面的經(jīng)驗(yàn)是非常需要的。

語言

英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書處的工作語言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。了解另一種聯(lián)合國(guó)官方語言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人的評(píng)估可能包括評(píng)估活動(dòng)，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。