特別通知

此職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的。

通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時(shí)尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在確認(rèn)有效期之前，已經(jīng)通過了總部，非洲經(jīng)委會，西亞經(jīng)社會，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國際組織或前南問題國際法庭的英文行政評估支助考試（ASAT）。

如果考慮到外部候選人，候選人將在工作地點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)考試入門級考試時(shí)通過成績。

為考試而招生的旅費(fèi)以及招聘旅行是候選人的責(zé)任，本組織不予退還。

延長任用期限可以延長任務(wù)期限和/或資金的可用性。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于會議管理單位（MMU），會議管理服務(wù)（CMS），管理司（DM），規(guī)劃，協(xié)調(diào)和會議科（PCMS）聯(lián)合國維也納辦事處（維也納辦事處）。

任職者將向會議管理股股長報(bào)告。會議事務(wù)助理將在下列職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)：

責(zé)任

組織六種正式語文的官方文件，在口譯室攤派;

?通知相關(guān)辦公室/人員對委員會日常計(jì)劃的變更會議/會議;

?確保分配委員會和會議/會議主席的程序性說明; ?保持發(fā)言者的準(zhǔn)確記錄和/或出勤記錄，并與秘書處，逐字記錄的記者和代表團(tuán)就發(fā)言名單上的立場進(jìn)行協(xié)調(diào);

?通過分配和收集選票和編制表決形式的表決來協(xié)助投票和選舉過程;

?根據(jù)所需要求和聯(lián)合國議定書準(zhǔn)備座位安排的平面圖;

?準(zhǔn)備在總部和總部以外辦事處舉行的會議的每月統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù);準(zhǔn)備委員會和會議/會議在總部以外的其他聯(lián)合國辦事處或區(qū)域委員會進(jìn)行協(xié)調(diào)，與實(shí)務(wù)辦公室協(xié)調(diào)，編制費(fèi)用概算;

?用于簽名的日常通信草案

?回應(yīng)各代表團(tuán)和秘書處的詢問;

?根據(jù)需要更換負(fù)責(zé)房間預(yù)約的高級人員和電子分發(fā)會議日程; ?根據(jù)需要向臨時(shí)助理人員和初級員工提供指導(dǎo)/培訓(xùn);

?根據(jù)需要履行其他職責(zé)。

?

：了解本組織的會議政策，程序和做法。能夠研究，選擇，組織和總結(jié)準(zhǔn)備會議所需的信息。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在面對d時(shí)表現(xiàn)出持久性困難的問題或挑戰(zhàn);在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

?責(zé)任：掌握所有責(zé)任和榮譽(yù)承諾;提供在規(guī)定時(shí)間，成本和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)下負(fù)責(zé)的產(chǎn)出;符合組織法規(guī)和規(guī)則;支持下屬，對委托任務(wù)負(fù)責(zé);對自己的缺點(diǎn)和工作單位的個(gè)人責(zé)任承擔(dān)個(gè)人責(zé)任（如適用）。

?客戶導(dǎo)向：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測問題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

在會議支持或相關(guān)領(lǐng)域有五年積極的負(fù)責(zé)經(jīng)驗(yàn)，包括聯(lián)合國系統(tǒng)內(nèi)的直接相關(guān)經(jīng)驗(yàn)會議管理是必需的。會議編程和會議的經(jīng)驗(yàn)計(jì)劃和資源分配系統(tǒng)（gMeets）是非?？扇〉?。

語言

需要流利的口語和書面英語;德語的知識對于與loc進(jìn)行交互是可取的德語服務(wù)提供者和東道國政府官員;了解任何其他聯(lián)合國官方語言是一個(gè)優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動(dòng)，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。