特別通知

此職位的招聘是在當?shù)剡M行的。

通過全球一般事務考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務及相關職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在確認有效期之前，已經(jīng)通過了總部，非洲經(jīng)委會，西亞經(jīng)社會，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達問題國際組織或前南問題國際法庭的英文行政評估支助考試（ASAT）。

如果考慮到外部候選人，候選人將在工作地點進行相關考試入門級考試時通過成績。

為考試而招生的旅費以及招聘旅行是候選人的責任，本組織不予退還。

延長任用期限可以延長任務期限和/或資金的可用性。

組織設置和報告

該職位位于會議管理單位（MMU），會議管理服務（CMS），管理司（DM），規(guī)劃，協(xié)調(diào)和會議科（PCMS）聯(lián)合國維也納辦事處（維也納辦事處）。

任職者將向會議管理股股長報告。會議事務助理將在下列職責范圍內(nèi)負責：

責任

組織六種正式語文的官方文件，在口譯室攤派;

?通知相關辦公室/人員對委員會日常計劃的變更會議/會議;

?確保分配委員會和會議/會議主席的程序性說明; ?保持發(fā)言者的準確記錄和/或出勤記錄，并與秘書處，逐字記錄的記者和代表團就發(fā)言名單上的立場進行協(xié)調(diào);

?通過分配和收集選票和編制表決形式的表決來協(xié)助投票和選舉過程;

?根據(jù)所需要求和聯(lián)合國議定書準備座位安排的平面圖;

?準備在總部和總部以外辦事處舉行的會議的每月統(tǒng)計數(shù)據(jù);準備委員會和會議/會議在總部以外的其他聯(lián)合國辦事處或區(qū)域委員會進行協(xié)調(diào)，與實務辦公室協(xié)調(diào)，編制費用概算;

?用于簽名的日常通信草案

?回應各代表團和秘書處的詢問;

?根據(jù)需要更換負責房間預約的高級人員和電子分發(fā)會議日程; ?根據(jù)需要向臨時助理人員和初級員工提供指導/培訓;

?根據(jù)需要履行其他職責。

?

：了解本組織的會議政策，程序和做法。能夠研究，選擇，組織和總結準備會議所需的信息。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關心的動力;在面對d時表現(xiàn)出持久性困難的問題或挑戰(zhàn);在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實現(xiàn)兩性平等的目標。

?責任：掌握所有責任和榮譽承諾;提供在規(guī)定時間，成本和質(zhì)量標準下負責的產(chǎn)出;符合組織法規(guī)和規(guī)則;支持下屬，對委托任務負責;對自己的缺點和工作單位的個人責任承擔個人責任（如適用）。

?客戶導向：將所有提供服務的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關系;識別客戶的需求并將其與適當?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預測問題;向客戶通報項目進展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務的時間表。

高中文憑或同等學歷。

工作經(jīng)驗

在會議支持或相關領域有五年積極的負責經(jīng)驗，包括聯(lián)合國系統(tǒng)內(nèi)的直接相關經(jīng)驗會議管理是必需的。會議編程和會議的經(jīng)驗計劃和資源分配系統(tǒng)（gMeets）是非?？扇〉摹?

語言

需要流利的口語和書面英語;德語的知識對于與loc進行交互是可取的德語服務提供者和東道國政府官員;了解任何其他聯(lián)合國官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎的面試。