特別通知

該職位的資助期限為一年，可能需要延期。外部候選人只有在沒有確定工作地點的合適的內部候選人的情況下才會被考慮。候選人負責為了接受任用而招致的任何差旅費用。工作人員受秘書長的授權和轉讓。預計所有員工將按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。 1.強烈鼓勵所有申請人在招聘職位開始后盡快在線申請，并在招聘開幕前說明。在線申請將被確認提供電子郵件地址。 2.如果您在提交后24小時內沒有收到電子郵件確認，您的申請可能尚未收到。在這種情況下，如有需要，請重新提交申請。如果問題仍然存在，請通過Inspira“需要幫助”來尋求技術援助。鏈接。

組織設置和報告

聯合國人居署聯合國人類住區(qū)規(guī)劃署由聯合國大會授權促進社會和環(huán)境可持續(xù)發(fā)展的城鎮(zhèn)，目標是為所有人提供適當的住房。該員額位于內羅畢工作地點人居署。行政助理將向管理和管理總監(jiān)報告。業(yè)務部門

職責

在授權下，行政助理將負責下列職務：

人資源管理。

?啟動，處理，監(jiān)督，審查和跟進行動依托本單位人力資源活動的管理，如招聘，安置，搬遷，晉升，考績，工作分類審查，離職，培訓等，確保法規(guī)和程序的適用性保持一致。

?在電子信息系統中輸入，維護和認證管理數據和記錄，供時間和考勤，績效考核等。

?查看與權利有關的權利要求和報告。 ?對行政程序，程序和做法，向工作人員提供咨詢和指導，必要時與中央行政事務部門聯絡。

?維護和審查組織人員配備表;印刷和評論Umoja報告。預算和財務

?通過Umoja監(jiān)測支出和分配情況，記錄變化，更新預算表。

?收集所收到的數據，并向有關政府間機構和專家機構的預算審查向上級工作人員提供支持。

?審查有關支出狀況，并與核準預算進行比較。

?檢查貨物和服務的請購單，以確保（a）正確的支出對象已被收取，（b）可用資金。

?協助編寫預算執(zhí)行報告。

?準備統計表格和標準財務報告。 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123總經理123 <

?起草日常通信。

?維護規(guī)則，法規(guī)，行政指示和其他相關文件的檔案。

?維護最新的工作單元文件（紙和電子）。

?協調與服務單位廣泛合作，并與總部和外地的內部團隊成員頻繁聯絡。

?根據需要執(zhí)行其他相關的行政職責，例如運營旅行計劃;監(jiān)控賬戶和支付給供應商和個體承包商的服務;物理空間規(guī)劃;識別辦公技術需求和維護設備，軟件和系統;組織和協調研討會，會議和翻譯的行政安排。 123

合同管理

?協助聯合國與外部承包商之間的日常管理外包服務。

?根據承包商提供并經聯合國批準的貨物和服務審核承包商的發(fā)票。

?處理承包商發(fā)票的付款并監(jiān)督付款。

?準備和處理所有聯合國的合同和工作單位，部門或服務機構的聯合國工作人員，包括：聯合國通行證，財產通行證，聯合國停車許可證，刷卡訪問和門鑰匙。

能力

?

專業(yè)精神

：能夠執(zhí)行廣泛的管理職能，例如預算/工作計劃，人力資源，數據庫管理等。能夠在工作場合應用聯合國各種行政，財務和人力資源規(guī)則和條例的知識。在工作和成就中表現出自豪感;表現出專業(yè)能力和掌握主題;認真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。

?

通訊

：清晰有效地說出和寫出來聽其他人，正確地解讀他人的信息，并做出適當的響應;問問題澄清，展現雙向溝通的興趣;定制語言，語調，風格和格式，以配合觀眾;展示分享信息的開放性，并讓人們了解情況。

? Planning＆amp;組織：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標;確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據需要調整優(yōu)先級;為完成工作分配適量的時間和資源;預見到風險，并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故;根據需要監(jiān)督和調整計劃和行動;有效利用時間。

教育

高中文憑或同等學歷。必須通過總部的聯合國行政支助評估測試（ASAT）或在總部以外的辦事處進行同等的當地管理測試。項目管理認證是一個額外的優(yōu)勢。 123

工作經驗

需要有五年的行政服務，財務，會計，審計，人力資源或相關領域的經驗。項目/項目管理政策和做法的經驗是一項資產。經驗豐富的前臺工作經驗和SAP經驗豐富，非常合適

語言

英文和法文是工作語言聯合國秘書處。對于發(fā)布的帖子，需要流利的口頭和書面的英語。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎的面試。