特別通知

這篇文章是由維和支持賬戶資助的。延長任用期限可以延長任務期限和/或資金的可用性。

根據(jù)“聯(lián)合國工作人員細則”工作人員第4.4條，這一職位須接受當?shù)卣衅浮Ｒ话闶聞杖藛T和有關(guān)職類的所有工作人員應在各辦事處的國家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國籍及其在該國的時間長短如何。受當?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國際招聘的津貼或福利資格。

通過全球一般事務考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在聯(lián)合國總部，非洲經(jīng)濟委員會，西亞經(jīng)濟社會委員會，聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國維也納辦事處，盧旺達問題國際刑事法庭或國際刑事法庭通過了英文行政支助評估測試前南斯拉夫或聯(lián)合國總部的聯(lián)合國會計或統(tǒng)計助理考試可以被接受代替GGST。

工作人員受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這種情況下，所有工作人員都應按照既定的規(guī)則和程序定期移動到其職業(yè)中的新功能

組織。設(shè)置和報告

該職位位于采購管理科（PMS），總部大樓（HPSS），采購部（PD），中央支持服務辦公室（OCSS），管理部（DM）。任職者向行政干事報告。

責任

在行政主管（P-4）的直接監(jiān)督下，采購助理負責以下職責：

- 履行投標人員的職責：與買家聯(lián)絡，制定開標時間表;確保收到的投標書/提案的機密性;按照“采購手冊”的規(guī)定進行透明有效的開標職能，并向開采商和采購干事/助理員提供開標工作的澄清和資料。

- 維護和保證安全文件的完整性：負責與合同/采購訂單相關(guān)的履約保證金和其他銀行擔保的擔保和維護;根據(jù)規(guī)定的采購指南將原始文件提交給聯(lián)合國財政部，并維護一個準確和更新的數(shù)據(jù)庫;確保在合同/采購訂單到期后返回采購干事/助理的透明程序。維護PD合同文件數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：維護原始和簽署的合同，包括收入合同，系統(tǒng)合同和ICA;管理向申請人和應付帳款的合同分配;向采購人員提供澄清和信息。 - 響應或起草對各種通信和其他通信的回應;使用標準的文字處理包來生成各種文件和報告。 - 向總務組提供采購，后勤和行政支持：作為聯(lián)合國/ PD前臺接待區(qū)的支持人員，并提供協(xié)助e訪問所有參加UN?? / PD的訪客以及UN / PD工作人員，并酌情直接;根據(jù)采購規(guī)則接收和分發(fā)所有傳入的投標/提案和所有其他傳入和傳出的郵件;處理每天收到的新的請購單和修正案，并為PD內(nèi)適當?shù)牟块T準備新的案卷，并及時分發(fā);處理，分發(fā)和掃描與采購訂單的收貨和郵寄有關(guān)的所有事宜。參與并有助于成功實施Umoja，IPSAS，電子招標解決方案和影響團隊的其他項目。充當資產(chǎn)物理核查的協(xié)調(diào)中心;定期與PMICU聯(lián)絡以更新數(shù)據(jù)庫。

執(zhí)行分配的其他職責。

能力

?專業(yè)知識

：了解采購政策，流程和程序，特別是有關(guān)購買用品和服務。了解財務規(guī)則和條例，以及從各種標準來源研究和收集信息的能力，并在給定的作業(yè)的背景下應用良好的判斷力。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關(guān)心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實現(xiàn)兩性平等的目標。

?計劃＆amp;組織

：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標;確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級;分配應用程序完成工作的大量時間和資源;預見到風險，并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計劃和行動;有效利用時間。

?客戶定位

：將所有提供服務的人都視為“客戶端”并尋求從客戶的角度看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識別客戶的需求并將其與適當?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預測問題;向客戶通報項目進展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務的時間表。

教育

高中文憑或同等學歷。

工作經(jīng)驗

至少五年的采購，行政服務或相關(guān)領(lǐng)域的工作經(jīng)驗。信息技術(shù)的一般經(jīng)驗和電子采購，ERP系統(tǒng)，記錄管理應用具體是可取的。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。了解另一種聯(lián)合國官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人進行評估可能包括評估工作，然后進行基于能力的面試。