特別通知

工作人員受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

根據(jù)“聯(lián)合國工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，這一職位須接受當(dāng)?shù)卣衅?。一般事?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國籍及其在該國的時間長短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國際招聘的津貼或福利資格。

通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在聯(lián)合國總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會，西亞經(jīng)濟(jì)社會委員會，聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國際刑事法庭或國際刑事法庭通過了英文行政支助評估測試前南斯拉夫或聯(lián)合國總部的聯(lián)合國會計(jì)或統(tǒng)計(jì)助理考試可以被接受代替GGST。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于紐約總部內(nèi)部監(jiān)督事務(wù)廳（監(jiān)督廳）的調(diào)查科（ID）。任職者將向調(diào)查行政干事報(bào)告。監(jiān)督廳是向秘密報(bào)告的獨(dú)立辦事處總干事和大會。關(guān)于可能違反規(guī)則或條例，管理不善，不當(dāng)行為，浪費(fèi)資源和/或?yàn)E用權(quán)力的報(bào)告，ID跟進(jìn)。調(diào)查司在全球分散在紐約，維也納，內(nèi)羅畢和恩德培以及六個外地特派團(tuán)。該司由經(jīng)常預(yù)算和支助帳戶提供資金，具有復(fù)雜的報(bào)告和預(yù)算編制要求。

責(zé)任

在授權(quán)范圍內(nèi)，行政助理將負(fù)責(zé)以下職務(wù)，以支持調(diào)查科和行政辦公室：

人力資源管理

?開展，審查，處理和跟蹤與該司在總部，辦事處的人力資源活動全球行政有關(guān)的行動遠(yuǎn)離總部和外地特派團(tuán)。協(xié)助審判和發(fā)展新的招聘方式，作為該部門各種招聘工作的一部分，這需要與人力資源管理廳進(jìn)行候選人篩選，評估和在線測試聯(lián)絡(luò)。協(xié)助管理全球招聘工作，協(xié)調(diào)候選人考試，安排面試，并向面試小組提供行政支持。

?支持新員工的入職過程。

?與分部訓(xùn)練主任合作，為該部門領(lǐng)導(dǎo)的入職培訓(xùn)，持續(xù)的專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)方案和外部培訓(xùn)方案提供行政支持。

?代表Umoja的工作人員輸入時間，維護(hù)和認(rèn)證管理數(shù)據(jù)和時間和出勤記錄，辦公室假日程表，作為時間管理員，Umoja的門戶角色，創(chuàng)建缺席請求?代表工作人員在門戶網(wǎng)站上載支持文件。

?在行政程序，流程和做法方面向工作人員提供咨詢和指導(dǎo)，必要時與中央行政服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)

?根據(jù)“工作人員細(xì)則和條例”，審查索賠和應(yīng)享權(quán)利。

?監(jiān)督空缺通知檔案的維護(hù)工作，并跟蹤空缺通知的狀態(tài)。

?維護(hù)和審查人員配備表并準(zhǔn)備相關(guān)人員報(bào)告，以協(xié)助繼任和資源規(guī)劃。預(yù)算和財(cái)務(wù)

?作為監(jiān)測支出和撥款情況的支持措施

?從Umoja系統(tǒng)生成的報(bào)告準(zhǔn)備或定制財(cái)務(wù)報(bào)告。

?查詢貨物和服務(wù)的請購單，以確保：（a）正確的支出對象已被收取，（b）資金的可用性。

總務(wù)管理

?起草署長辦公室的例行信函和備忘錄。總部和總部辦公室的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常與服務(wù)單位進(jìn)行廣泛的協(xié)調(diào)，并進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

?準(zhǔn)備，處理和跟進(jìn)公務(wù)旅行的行政安排。 ?根據(jù)需要執(zhí)行其他相關(guān)的管理職責(zé)（例如，運(yùn)營旅行計(jì)劃;監(jiān)控賬戶并向供應(yīng)商和個體承包商支付服務(wù)費(fèi)用;物理空間規(guī)劃;識別辦公室技術(shù)需求以及維護(hù)設(shè)備，軟件和系統(tǒng);組織和協(xié)調(diào)研討會，會議和翻譯）。

?安排和支持與部門小組和小組的日常會議

?管理董事的內(nèi)部呃辦公室郵件信件。

?維護(hù)各種分發(fā)列表。

合同管理

?與提供對調(diào)查支持的供應(yīng)商進(jìn)行日常管理合同，提供與面試成績單，DNA分析，指紋手寫分析以及其他法醫(yī)支持。

?處理采購服務(wù)以及支付和監(jiān)督承包商的發(fā)票。

?準(zhǔn)備和處理所有聯(lián)合國的合同和工作單位，部門或服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)合國工作人員，包括：聯(lián)合國通行證，財(cái)產(chǎn)通行證，聯(lián)合國停車許可證，刷卡訪問和門鑰匙。

能力

專業(yè)技能

：能夠執(zhí)行廣泛的管理職能，如預(yù)算/工作計(jì)劃，人力資源，數(shù)據(jù)庫管理等。能夠?qū)⒏鞣N國際組織行政，財(cái)務(wù)和人力資源規(guī)則和法規(guī)的知識應(yīng)用于工作場合。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關(guān)心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

規(guī)劃與組織：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級;為完成工作分配適量的時間和資源;預(yù)見到風(fēng)險(xiǎn)等等計(jì)劃時發(fā)生意外事故的低點(diǎn);根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計(jì)劃和行動;有效利用時間。

客戶定位：認(rèn)為所有提供服務(wù)的人都是“客戶”，并尋求從客戶的角度來看事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測問題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

七年的行政服務(wù)，財(cái)務(wù)，會計(jì)，審計(jì)，人力資源或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)是需要。與SAP，Umoja等企業(yè)資源計(jì)劃軟件（ERP）合作的經(jīng)驗(yàn)是可取的。在國際組織中有人力資源行政程序的經(jīng)驗(yàn)是可取的。與Oracle Peoplesoft，INSPIRA或類似的人力資源管理系統(tǒng)合作的經(jīng)驗(yàn)是可取的。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。了解另一種聯(lián)合國官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人進(jìn)行評估可能包括評估工作，然后進(jìn)行基于能力的面試。