特別通知

不論候選人是否為工作地點的居民，本職職位的招聘是在當?shù)剡M行的。這個職位是受資金供應(yīng)的。

通過聯(lián)合國行政評估支助考試（ASAT）在總部，非洲經(jīng)委會，西亞經(jīng)社會，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達問題國際法庭，前南問題國際法庭或全球綜合服務(wù)測試（GGST）是征聘一般事務(wù)人員類別在聯(lián)合國秘書處。

工作人員受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

組織設(shè)置和報告

該職位位于聯(lián)合國貿(mào)易和發(fā)展會議（UNCTAD）的資源管理處。在資源管理處（RMS）總監(jiān)和計劃管理主任的監(jiān)督下，現(xiàn)任職位：

職責

<123 ?作為團隊的一部分，在極少的監(jiān)督下，執(zhí)行全面的計劃和行政支持職能;

?保持與RMS和貿(mào)發(fā)會議司關(guān)于正在進行的方案和其他行政事項的部門的聯(lián)系;監(jiān)視與單位產(chǎn)出，產(chǎn)品，任務(wù)等相關(guān)的流程和進度表。

?確保單位內(nèi)部流暢，高效的信息流動;準備和處理機密信息;協(xié)助辦公室行政制度和程序的制定。

?研究，匯編和總結(jié)用于編寫報告，簡報，演示文稿的背景材料。

?提供幫助協(xié)調(diào)活動，特別項目和活動。 ?向有關(guān)行政程序和做法的工作人員提供咨詢，協(xié)助和指導，并根據(jù)需要向其他辦公室人員提供一般性援助; ?參加會議，準備會議記錄，監(jiān)督后續(xù)活動。 ?對廣泛的通信和其他通信作出反應(yīng)或起草答復;使用標準的文字處理包來生成各種大型，復雜的文件和報告。

?管理，更新和進一步開發(fā)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫;生成各種數(shù)據(jù)庫的各種標準和非標準統(tǒng)計和其他報告。

?對外發(fā)文件執(zhí)行質(zhì)量控制功能;校對和編輯文本，以遵守格式，語法，標點符號和風格。

?酌情響應(yīng)復雜的信息請求和查詢。 ?使用適當?shù)募夹g(shù)/軟件協(xié)助編寫演示材料。

?保持日歷/日程;監(jiān)控變更，并將相關(guān)信息傳達給直接工作單位內(nèi)外的適當人員。執(zhí)行各種行政職責（例如休假監(jiān)督，會議組織，預約，辦公室供應(yīng)和設(shè)備訂單等），包括準備和/或后續(xù)行政請求/文件

?支持接受，審查和跟進批準諒解備忘錄，會費協(xié)議和其他需要主任批準的文書的協(xié)調(diào);維護文件（紙和電子）和工作單位的數(shù)據(jù)庫。 ?作為備選的Umoja安全聯(lián)絡(luò)官，支持貿(mào)發(fā)會議工作人員進行用戶訪問映射，并提供有關(guān)ESS / MSS服務(wù)，旅行管理，時間管理和申請過程的指導ES。

?執(zhí)行分配的其他職責。 123

能力

專業(yè)精神

：了解一般辦公室和行政支持，包括行政，財務(wù)和人力資源政策，流程和程序。了解聯(lián)合國秘書處在日內(nèi)瓦行政事務(wù)的運作情況。了解辦公軟件（Word，Excel，Powerpoint）。了解ERP系統(tǒng)和招聘平臺，如UMOJA和INSPIRA。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關(guān)心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在緊張局勢下保持冷靜;承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實現(xiàn)兩性平等的目標。

Planning＆amp;組織

：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標;確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級;為完成工作分配適量的時間和資源;預見到風險，并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計劃和行動;有效利用時間。

客戶導向

：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識別客戶的需求并將其與適當?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預測問題;讓客戶知道進度或setbacks在項目中;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時間表。

教育

高中文憑或同等學歷。

工作經(jīng)驗

至少需要五（5）年一般辦公室支援或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗，最好至少包括聯(lián)合國秘書處三（3）年。 ERP系統(tǒng)和招聘平臺（如UMOJA和INSPIRA）的經(jīng)驗將是一項資產(chǎn)。

語言

需要流利的英文和法文。了解另一種聯(lián)合國官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估工作，其后將進行基于能力的面試。