特別通知

不論候選人是否為工作地點(diǎn)的居民，本職職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的。這個(gè)職位是受資金供應(yīng)的。

通過(guò)聯(lián)合國(guó)行政評(píng)估支助考試（ASAT）在總部，非洲經(jīng)委會(huì)，西亞經(jīng)社會(huì)，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達(dá)問(wèn)題國(guó)際法庭，前南問(wèn)題國(guó)際法庭或全球綜合服務(wù)測(cè)試（GGST）是征聘一般事務(wù)人員類別在聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處。

工作人員受秘書(shū)長(zhǎng)的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于聯(lián)合國(guó)貿(mào)易和發(fā)展會(huì)議（UNCTAD）的資源管理處。在資源管理處（RMS）總監(jiān)和計(jì)劃管理主任的監(jiān)督下，現(xiàn)任職位：

職責(zé)

<123 ?作為團(tuán)隊(duì)的一部分，在極少的監(jiān)督下，執(zhí)行全面的計(jì)劃和行政支持職能;

?保持與RMS和貿(mào)發(fā)會(huì)議司關(guān)于正在進(jìn)行的方案和其他行政事項(xiàng)的部門的聯(lián)系;監(jiān)視與單位產(chǎn)出，產(chǎn)品，任務(wù)等相關(guān)的流程和進(jìn)度表。

?確保單位內(nèi)部流暢，高效的信息流動(dòng);準(zhǔn)備和處理機(jī)密信息;協(xié)助辦公室行政制度和程序的制定。

?研究，匯編和總結(jié)用于編寫報(bào)告，簡(jiǎn)報(bào)，演示文稿的背景材料。

?提供幫助協(xié)調(diào)活動(dòng)，特別項(xiàng)目和活動(dòng)。 ?向有關(guān)行政程序和做法的工作人員提供咨詢，協(xié)助和指導(dǎo)，并根據(jù)需要向其他辦公室人員提供一般性援助; ?參加會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議記錄，監(jiān)督后續(xù)活動(dòng)。 ?對(duì)廣泛的通信和其他通信作出反應(yīng)或起草答復(fù);使用標(biāo)準(zhǔn)的文字處理包來(lái)生成各種大型，復(fù)雜的文件和報(bào)告。

?管理，更新和進(jìn)一步開(kāi)發(fā)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù);生成各種數(shù)據(jù)庫(kù)的各種標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)和其他報(bào)告。

?對(duì)外發(fā)文件執(zhí)行質(zhì)量控制功能;校對(duì)和編輯文本，以遵守格式，語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和風(fēng)格。

?酌情響應(yīng)復(fù)雜的信息請(qǐng)求和查詢。 ?使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)/軟件協(xié)助編寫演示材料。

?保持日歷/日程;監(jiān)控變更，并將相關(guān)信息傳達(dá)給直接工作單位內(nèi)外的適當(dāng)人員。執(zhí)行各種行政職責(zé)（例如休假監(jiān)督，會(huì)議組織，預(yù)約，辦公室供應(yīng)和設(shè)備訂單等），包括準(zhǔn)備和/或后續(xù)行政請(qǐng)求/文件

?支持接受，審查和跟進(jìn)批準(zhǔn)諒解備忘錄，會(huì)費(fèi)協(xié)議和其他需要主任批準(zhǔn)的文書(shū)的協(xié)調(diào);維護(hù)文件（紙和電子）和工作單位的數(shù)據(jù)庫(kù)。 ?作為備選的Umoja安全聯(lián)絡(luò)官，支持貿(mào)發(fā)會(huì)議工作人員進(jìn)行用戶訪問(wèn)映射，并提供有關(guān)ESS / MSS服務(wù)，旅行管理，時(shí)間管理和申請(qǐng)過(guò)程的指導(dǎo)ES。

?執(zhí)行分配的其他職責(zé)。 123

能力

專業(yè)精神

：了解一般辦公室和行政支持，包括行政，財(cái)務(wù)和人力資源政策，流程和程序。了解聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處在日內(nèi)瓦行政事務(wù)的運(yùn)作情況。了解辦公軟件（Word，Excel，Powerpoint）。了解ERP系統(tǒng)和招聘平臺(tái)，如UMOJA和INSPIRA。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問(wèn)題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在緊張局勢(shì)下保持冷靜;承諾通過(guò)確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來(lái)實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

Planning＆amp;組織

：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動(dòng)和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級(jí);為完成工作分配適量的時(shí)間和資源;預(yù)見(jiàn)到風(fēng)險(xiǎn)，并允許在規(guī)劃時(shí)發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計(jì)劃和行動(dòng);有效利用時(shí)間。

客戶導(dǎo)向

：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來(lái)看待事物;通過(guò)獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問(wèn)題;讓客戶知道進(jìn)度或setbacks在項(xiàng)目中;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

至少需要五（5）年一般辦公室支援或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，最好至少包括聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處三（3）年。 ERP系統(tǒng)和招聘平臺(tái)（如UMOJA和INSPIRA）的經(jīng)驗(yàn)將是一項(xiàng)資產(chǎn)。

語(yǔ)言

需要流利的英文和法文。了解另一種聯(lián)合國(guó)官方語(yǔ)言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人的評(píng)估可能包括評(píng)估工作，其后將進(jìn)行基于能力的面試。