特別通知

根據(jù)“聯(lián)合國工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，本職位須經(jīng)當(dāng)?shù)卣衅?。一般事?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國籍及其在該國的時間長短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國際招聘的津貼或福利資格。

通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在聯(lián)合國總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會，西亞經(jīng)濟(jì)社會委員會，聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國際刑事法庭或國際刑事法庭通過了英文行政支助評估測試前南斯拉夫或聯(lián)合國總部的聯(lián)合國會計或統(tǒng)計助理考試可以被接受代替GGST。

工作人員受秘書長的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這種情況下，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期移動到其職業(yè)中的新功能

組織。設(shè)置和報告

該職位位于聯(lián)合國總部的信息和通信技術(shù)廳的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)科，并向該科行政干事提出報告。

職責(zé)

在授權(quán)下，行政助理將負(fù)責(zé)下列職務(wù)：

- 人力資源管理

?啟動，處理，監(jiān)督，審查和跟蹤與單位人力資源活動管理有關(guān)的行動，例如招聘，安置，合同延期，搬遷，晉升，績效考核，工作分類審查，分離，人力規(guī)劃等，確保法規(guī)和程序的適用性保持一致。

?根據(jù)預(yù)算信息和預(yù)測，為CIC準(zhǔn)備Umoja購物車和SES。

?作為進(jìn)入和維護(hù)外部承包商的考勤報告的協(xié)調(diào)中心，提交給賣方發(fā)票認(rèn)證。 ?向員工提供有關(guān)人力資源和行政程序，流程和做法的咨詢和指導(dǎo)，并在必要時與執(zhí)行辦公室或其他中央行政事務(wù)部門聯(lián)絡(luò)。

?維護(hù)和審查組織人員配置表，組織圖，崗位職位數(shù)據(jù)，并在必要時匯編報告。 ?收集培訓(xùn)要求，維護(hù)培訓(xùn)計劃，并處理員工培訓(xùn)申請表和培訓(xùn)后文件。 ?監(jiān)督支出和撥款的狀態(tài)，記錄變化和更新與人員配置，培訓(xùn)和旅行有關(guān)的預(yù)算表。

?查看相關(guān)支出情況，并與核準(zhǔn)預(yù)算進(jìn)行比較。

?查詢貨物和服務(wù)的請購單，以確保（a）正確的支出對象已被收取，（b）可用資金。協(xié)助編寫預(yù)算執(zhí)行情況表。

- 一般l管理

?準(zhǔn)備，處理和跟進(jìn)有關(guān)官方旅行，員工培訓(xùn)的行政安排和表格。 ·幫助聯(lián)合國和外部承包商之間日常管理外包服務(wù)的合同。

?處理承包商發(fā)票的付款并監(jiān)控付款。

?準(zhǔn)備和處理合同和工作的所有聯(lián)合國表格和許可單位，科或部門聯(lián)合國工作人員，包括：聯(lián)合國通行證，財產(chǎn)通行證，刷卡訪問和門鑰匙。

?起草日常信函（備忘錄，電子郵件等）。 ?與服務(wù)單位進(jìn)行廣泛的協(xié)調(diào)，并與內(nèi)部團(tuán)隊成員，執(zhí)行辦公室和人力廳進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

?維護(hù)規(guī)則，法規(guī)，行政指示和其他相關(guān)文件的文件。

?根據(jù)需要執(zhí)行其他相關(guān)的行政職責(zé)，例如運(yùn)營旅行計劃;監(jiān)控賬戶和支付給供應(yīng)商和個體承包商的服務(wù);物理空間規(guī)劃;識別辦公技術(shù)需求和維護(hù)設(shè)備，軟件和系統(tǒng)。 - 信息技術(shù)

?作為協(xié)調(diào)，監(jiān)控和考察所有計算機(jī)的協(xié)調(diào)中心的問題。

?為指定區(qū)域的相關(guān)硬件和軟件系統(tǒng)應(yīng)用程序提供基本技術(shù)支持。

?支持高級人員在Lotus Notes，Microsoft Access和基于Web的架構(gòu)等中創(chuàng)建和維護(hù)應(yīng)用軟件;

?在活動目錄中維護(hù)用戶網(wǎng)絡(luò)帳戶，糾正用戶訪問問題，并分配適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)共享驅(qū)動器權(quán)限和權(quán)限。

?協(xié)助員工安裝，配置和持續(xù)的計算機(jī)可用性pheral設(shè)備和軟件已建立標(biāo)準(zhǔn)。

能力

專業(yè)精神：

- 知識和應(yīng)用財務(wù)規(guī)則的能力，在聯(lián)合國環(huán)境中的條例和程序

- 在整個財務(wù)和預(yù)算功能范圍內(nèi)提取，解釋，分析和格式化數(shù)據(jù)的知識，技能和能力，包括程序開發(fā)和數(shù)據(jù)庫管理，索賠和資金運(yùn)作

- 識別和解決數(shù)據(jù)差異和操作問題的能力

- 表現(xiàn)為工作和成就感到自豪;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題

- 認(rèn)真高效地履行承諾，遵守期限并取得成果

- 以專業(yè)而不是個人關(guān)注為動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在緊張局勢中保持冷靜

- 承諾通過確保男女平等參與和充分參與工作的各個方面實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

Planning＆amp;組織：

- 制定與商定的策略一致的明確目標(biāo)

- 確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級

- 分配適當(dāng)數(shù)量的完成工作的時間和資源

- 在規(guī)劃

時預(yù)見風(fēng)險并允許意外事件 - 監(jiān)視并調(diào)整計劃和操作必要的

- 有效地執(zhí)行

客戶導(dǎo)向：

- 將所有提供服務(wù)的人都設(shè)為“客戶端”，并試圖查看從客戶的角度來看 - 建立和維護(hù)生產(chǎn)力通過獲得他們的信任和尊重，與客戶保持聯(lián)系

- 確定客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配

- 監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以保持通知和預(yù)期問題

- 向客戶通報項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折

- 為客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時間表

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

需要至少五年的財務(wù)，預(yù)算，信息技術(shù)，行政服務(wù)或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)。需要使用Umoja，SAP或其他類似ERP工具的員工管理方面的相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。法語知識是可取的。了解聯(lián)合國另一種官方語言是一個優(yōu)勢。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。