特別通知

由于持續(xù)征聘凍結(jié)一般事務(wù)職位，這一職位僅對(duì)聯(lián)合國非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)內(nèi)部候選人開放。只有當(dāng)內(nèi)部候選人沒有成功時(shí)才會(huì)考慮外部考生。外部候選人如有選擇，將于2017年12月31日之前提供臨時(shí)任用。

不論候選人是否為該工作地點(diǎn)的居民，本地職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的。通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國一般事務(wù)類別征聘考慮的先決條件。外部候選人將負(fù)責(zé)為了進(jìn)行GGST考試而發(fā)生的任何差旅費(fèi)用，并且在就業(yè)提供的情況下，在任用和離職時(shí)與旅行和搬遷到工作地點(diǎn)有關(guān)的任何費(fèi)用。候選人還將負(fù)責(zé)獲得任何簽證和工作許可證以接受任命。如果選擇，外部候選人將在當(dāng)?shù)卣髌福幌碛袊H福利。這個(gè)職位的候選人將被安排在晚些時(shí)候參加GGST。

組織設(shè)置和報(bào)告

這些職位位于行政部（DoA），采購部。在采購科科長(zhǎng)的指揮下，高級(jí)采購助理向采購干事匯報(bào)。職工助理（G5）將負(fù)責(zé)以下職責(zé)：

責(zé)任

在授權(quán)范圍內(nèi)， >

?在最少的監(jiān)督下，執(zhí)行全面的辦公室管理和行政支持功能;通常提供直接屁股轉(zhuǎn)交給一個(gè)主要計(jì)劃的高級(jí)官員或經(jīng)理，如分公司或部門。

?與執(zhí)行辦公室和其他單位的高級(jí)官員保持聯(lián)絡(luò)，了解正在進(jìn)行的方案和其他行政事項(xiàng);監(jiān)視與單位產(chǎn)出，產(chǎn)品，任務(wù)等相關(guān)的流程和進(jìn)度表。

?確保單位內(nèi)部流暢，高效的信息流動(dòng);準(zhǔn)備和處理機(jī)密信息;協(xié)助辦公室行政制度和程序的制定。

?研究，匯編和總結(jié)用于編寫報(bào)告，簡(jiǎn)報(bào)，演講等的背景材料。

?協(xié)助全組織的活動(dòng)（會(huì)議，培訓(xùn)等） ），特別項(xiàng)目和活動(dòng)。 ?將新員工視為有關(guān)行政程序和做法，并根據(jù)需要向其他辦公室人員提供一般性援助;可協(xié)調(diào)辦公室支助人員為各類委員會(huì)和其他機(jī)構(gòu)提供會(huì)議服務(wù)/行政支助的工作。 ?參加會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議記錄，監(jiān)督后續(xù)活動(dòng)。 ?對(duì)廣泛的通信和其他通信作出反應(yīng)或起草答復(fù);使用標(biāo)準(zhǔn)的文字處理包來生成各種大型，復(fù)雜的文件和報(bào)告。

?管理，更新和進(jìn)一步開發(fā)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫;更新網(wǎng)站;生成各種數(shù)據(jù)庫的各種標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)和其他報(bào)告。

?對(duì)外發(fā)文件執(zhí)行質(zhì)量控制功能;校對(duì)和編輯文本，以遵守格式，語法，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和風(fēng)格。 ?響應(yīng)復(fù)雜的信息請(qǐng)求和查詢（例如需要文件搜索的答案請(qǐng)求等）。幫助編寫本文離子材料使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)/軟件。 ?可以為單位提供一些專門的支持（如技術(shù)支持，編輯，桌面出版等）。

?保持日歷/日程;監(jiān)控變更，并將相關(guān)信息傳達(dá)給直接工作單位內(nèi)外的適當(dāng)人員。 ?執(zhí)行各種管理職責(zé)（例如離職記錄，會(huì)議組織，預(yù)約，辦公室供應(yīng)和設(shè)備訂單等），包括準(zhǔn)備和/或處理行政申請(qǐng)/文件（例如旅行請(qǐng)求，費(fèi)用索賠，代金券，簽證申請(qǐng)等）。

?維護(hù)文件（紙和電子）和工作單位的數(shù)據(jù)庫。

?執(zhí)行分配的其他職責(zé)。

工作意味著與以下內(nèi)容頻繁互動(dòng)：

- 在整個(gè)機(jī)構(gòu)的相關(guān)組織單位。

- 常駐代表團(tuán)，聯(lián)合國共同制度組織等的代表和代表。

- 在其他國際組織，政府機(jī)構(gòu)，非政府組織，大學(xué)，媒體等方面的聯(lián)系。 123>

預(yù)期成果：提供單位級(jí)別的全方位辦公管理和行政支持，在最少的監(jiān)督下工作。有效跟蹤，監(jiān)控和提供關(guān)鍵可交付成果的質(zhì)量控制。有效地組織和管理記錄和數(shù)據(jù)。離散地處理機(jī)密材料/事宜。適當(dāng)適用有關(guān)政策，指引，程序和程序。建立與各級(jí)內(nèi)部和外部聯(lián)系的有效工作關(guān)系。

能力

?

專業(yè)精神

：了解一般辦公和行政支持，包括行政管理政策，流程和程序。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感S;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。

?

通訊

：清晰有效地說出和寫出;聽其他人，正確地解讀他人的信息，并做出適當(dāng)?shù)捻憫?yīng);問問題澄清，展現(xiàn)雙向溝通的興趣;定制語言，語調(diào)，風(fēng)格和格式，以配合觀眾;展示分享信息的開放性，并讓人們了解情況。

?

團(tuán)隊(duì)合作：

與同事合作實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo);通過真正重視他人的想法和專長(zhǎng)來征求意見;愿意從別人那里學(xué)習(xí);將團(tuán)隊(duì)議程放在個(gè)人議程之前;支持和行動(dòng)，即使這些決定可能不完全反映自己的立場(chǎng);分享團(tuán)隊(duì)成績(jī)信譽(yù)，承擔(dān)團(tuán)隊(duì)缺陷的共同責(zé)任。

?客戶導(dǎo)向：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶”，并從客戶的角度來看待事物;通過獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。必須通過總部的聯(lián)合國全球綜合服務(wù)測(cè)試（GGST）或e辦公室暫時(shí)進(jìn)行本地化試驗(yàn)。 （123）

工作經(jīng)歷

五年（5）年的行政或相關(guān)領(lǐng)域，其中優(yōu)先三年以上的經(jīng)驗(yàn)聯(lián)合國共同制度或國際公共組織。

語言

英文和法文是聯(lián)合國秘書處的工作語言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的口頭和書面的英語。了解另一種聯(lián)合國官方語言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人的評(píng)估可能包括評(píng)估活動(dòng)，可能采用基于能力的面試